Makalah Sistem Layanan Referensi

MAKALAH

SISTEM LAYANAN REFERENSI DI PERPUSTAKAAN PLANOLOGI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO

OLEH:
Nama: Nigitha joszy
NIM: 13040112140081
Kelas: D
Jurusan Ilmu Perpustakaan
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro

BAB I

LATAR BELAKANG

Layanan perpustakaan adalah pemberian informasi kepada pengguna perpustakaan. Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan secara maksimal. Sedangkan pengertian informasi menurut Soejono Trimo (1987:2) adalah sekumpulan data yang telah diproses dalam format tertentu yang memberikan arti kepada yang menerimanya, mengandung surprise, dan bersifat tidak statis sebagai bahan pengambilan keputusan.

Berdasarkan batasan istilah tersebut diatas, tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di era abad informasi ini, diperlukan suatu perpustakaan yang memiliki kesigapan dalam memberikan layanan informasi. Layanan diberikan atas dasar keseragaman, keadilan dan pemerataan serta dilaksanakan secara optimal dan dilandasi oleh peraturan yang jelas. Sehingga dapat terlaksana secara cepat, tepat dan mudah melalui cara yang teratur, terarah dan cermat. Sekaligus mempermudah dan memuaskan pengunjung yang datang ke perpustakaan.

Sekarang ini, banyak yang menyebutkan bahwa layanan referensi pada sebuah perpustakaan itu sangat penting. Sehingga dibutuhkan pustakawan yang ahli pada bidang tersebut. Seperti yang telah kita ketahui, bahwa layanan referensi adalah layanan rujukan untuk merujuk pada suatu informasi yang langsung pada intinya. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan berbeda-beda terhadap adanya layanan referensi tersebut. Pada intinya layanan referensi itu ditujukan pada koleksi-koleksi yang digunakan untuk merujuk serta ada juga yang mengatakan bahwa koleksi referensi adalah koleksi bahan pustaka yang hanya di baca ditempat sehingga tidak untuk dipinjamkan.

Layanan referensi pada setiap perpustakaan berbeda-beda. Pembahasan kali ini yaitu mengenai Layanan Referensi yang ada di perpustakaan Jurusan Planologi Fakultas Teknik Universitas Diponegoro sebagai sampel media observasi kita.

BAB II

Visi dan Misi

Visi Misi Perpustakaan Planologi

Visi dan Misi perpustakaan ini sendiri disamakan dengan perpustakaan di UPT, yaitu :

·         Visi 
Melayani kebutuhan informasi mahasiswa untuk menuju mahasiswa yang berguna bagi nusa dan bangsa. 

·         Misi

1.                   Mencerdaskan mahasiswa;

2.                   Menjadikan mahasiswa yang mandiri;

3.                   Menjadikan mahasiswa yang kreatif.

BAB III

Jenis Koleksi

Koleksi referensi adalah jenis koleksi yang biasanya langka. Artinya, ada kemungkinan koleksi ini hanya ada satu eksemplar di perpustakaan tersebut ataupun dokumen penting seperti skripsi, TA dll, sehingga akan ada kebijakan sendiri dari masing-masing perpustakaan seperti misalnya tidak bisa dipinjam untuk dibawa keluar perpustakaan atau hanya bisa dibaca di perpustakaan. Biasanya koleksi semacam ini juga tidak bisa diakses bebas oleh pengunjung meskipun ada di dalam perpustakaan. Artinya peminjam harus melalui pustakawan atau petugas perpustakaan yang di sana.

Berikut adalah jenis koleksi referensi yang ada di perpustakaan planologi:

·         Buku luar negeri

Buku luar negeri adalah buku terbitan dari institusi atau perorangan luar negri yang dimiliki oleh perpustakaan planologi. Kemungkinan  isinya dalam bahasa asing.

·         Prossiding

Kumpulan dari paper- paper akademis yang di publikasikan dalam suatu seminar akademis.

·         Skripsi

Karangan ilmiah yang di buat oleh mahasiswa yang wajib di kerjakan untuk persyaratan akademis.

·         Buku Langka

Buku yang sudah jarang terbit atau tidak di publikasikan, hanya memiliki koleksi terbatas.

·         Kamus

Jenis rujukan yang menerangkan kata- kata sukar atau kata- kata asing, dengan proses penemuan kembali informasi berdasarkan abjad.

BAB lV

LAYANAN

Jenis koleksi referensi di perpustakaan planologi, fakultas teknik, universitas diponegoro berbasis layanan tertutup. Ada ruang tersendiri untuk layanan referensi. Ruang tersebut hanya dapat di buka oleh pegawai perpustakaan. Mahasiswa yang ingin meminjam buku referensi bertanya ke pustakawan buku apa yang ingin di pinjam kemudian pustakawan mengambilkan di ruang referensi.

A.    Pengertian

Pelayanan referensi adalah:

Ø  Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan diperpustakaan, yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada pemustaka.

Ø  Suatu kegiatan pelayanan untuk membantu para pemustaka menemukan informasi dengan cara:

-          Menerima pertanyaan – pertanyaan dari para pemustaka dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi;

-          Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemustaka;

-          Memberikan bimbingan kepada para pemustaka tentang bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi.

B.     Dasar – Dasar Pelayanan Referensi

1.      Tujuan

a.       Mengarahkan pemustaka menemukan informasi yang dibutuhkan dengan tepat dan cepat.

b.      Memampukan pemustaka menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas.

c.       Memampukan pemustaka menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi dengan lebih tepat guna.

Sesuai tujuan diatas, petugas perpustakaan planologi sudah melakukan tugasnya dengan baik. Mereka memberikan pelayanan yang memang dibutuhkan oleh pengunjung perpustakaan, meskipun tidak semua koleksi referensi yang dibutuhkan pengunjung tersedia di perpustakaan.

2.      Informasi

a.       Informasi

Informasi memberikan jawaban atas pertanyaan – pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemustaka.

b.      Bimbingan

Memberikan bimbingan kepada para pemustaka untuk menemukan bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing – masing, dan bagaimana pula menggunakannya untuk menemukan informasi yang dikehendaki.

c.       Pemilihan atau penilaian

Memberikan petunjuk atau pengertian tentang bagaimana cara memilih maupun menilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdayaguna maksimal.

      Informasi yang kita butuhkan dalam perpustakaan memang sewajarnya dapat kita ketahui melalui petugas perpustakaan yang ada di perpustakaan. Dalam observasi yang dilakukan di perpustakaan planologi ini, kami mendapatkan layanan yang cukup memuaskan, karena mereka memberikan informasi tentang apa yang kami butuhkan dengan ramah dan totalitas. Apa yang kami tanyakan selalu mereka jawab, meskipun ada beberapa hal yang tidak mereka ketahui, mereka tetap sopan dan ramah.

3.      Penunjang

Untuk dapat mencapai tujuan dan berfungsi seperti tersebut diatas, suatu Unit Pelayanan Referensi di perpustakaan perlu ditunjang:

a.       Petugas referensi yang cakap, dengan syarat seperti berikut:

-          Merupakan petugas tetap pada Unit Pelayanan Referensi;

-          Bersikap ramah dan berkebiasaan tekun, cermat dan telaten;

-          Bersikap terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada para pemustaka;

-          Memiliki pengetahuan umum yang cukup luas;

-          Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka termasuk dalam kelompok koleksi referensi dan bagaimana pula cara penggunaan masing – masing;

-          Mampu memberikan bimbingan maupun petunjuk praktis kepada para pemustaka dalam upaya memilih dan menggunakan koleksi referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuan masing – masing.

b.      Koleksi referensi yang lengkap dan berbobot ilmiah, yang disajikan dalam rak terbuka yang rapi, bersih, dan mudah dicapai.

c.       Perabot dan perlengkapan perpustakaan yang lengkap dan tata ruang yang nyaman serta aman untuk tempat studi para pemustaka.

d.      Kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antar perpustakaan dalam bidang pelayanan referensi (menyediakan sumber informasi) kepada para pemakai/pengunjung perpustakaan.

Kami menemukan perpustakaan yang bisa dikatakan hampir mendekati sempurna dalam hal pelayanan dan keramahtamahan petugasnya. Petugas menerima kami dengan baik dan membantu kami melakukan observasi dengan menjawab pertanyaan – pertanyaan yang kami tanyakan.

Untuk koleksi sendiri, karena perpustakaan ini adalah perpustakaan planologi, jadi isi koleksi adalah hal-hal yang menyangkut dengan jurusan ini, meski ada bahasan ekonomi, manajemen dan lainnya tapi tetap unsur utamanya mengandung tata kota. Selain koleksi cetak ada juga e-book yang bisa diakses di perpustakaan langsung melalui computer yang tersedia. Koleksi ini juga bisa diminta oleh pengunjung dengan meminta filenya melalui petugas perpustakaan. Jadi bisa dibaca dirumah.

Di setiap meja terdapat saklar yang disediakan jika pengunjung membawa laptop sendiri dan butuh untuk charger.

Hubungan antara pengunjung dan petugas terlihat baik dan bersahabat. Sehingga akan saling membantu dan menguntungkan pasti.

BAB V

TATA TERTIB

Setiap institusi, lembaga, organisasi atau lainnya pastilah mempunyai tata tertib masing-masing. Tata tertib ini dibutuhkan untuk mengontrol setiap perilaku yang dilakukan oleh pengguna agar pengguna tidak berbuat sesuka sendiri. Begitu juga dengan perpustakaan planologi ini sendiri. Perpustakaan ini memiliki tata tertib yang harus dipatuhi oleh semua pengunjung perpustakaan. Berikut adalah tata tertib perpustakaan planologi Fakultas Teknik Universitas Diponegoro:

1.      Pemakai perpustakan harus terdaftar dan punya kartu anggota

2.      Jangka waktu peminjaman paling lambat 3 hari

3.      Peminjaman lebih dari 3 hari akan dikenakan denda

4.      Jika akan perpanjang waktu pinjam, koleksi harus dibawa.

5.      Kartu Anggota tidak boleh digunakan orang lain.

6.      Setiap masuk perpustakaan, harus menunjukkan kartu anggota.

BAB VI

ANALISIS

Layanan referensi di Perpustakaan Jurusan Planologi Fakultas Teknik Universitas Diponegoro adalah jenis layanan melalui petugas perpustakaan terlebih dahulu. Koleksi yang ingin dibaca harus atas izin dari petugas. Koleksi ini yaitu Buku Luar Negeri, Prosiding, Skripsi, Buku Langka dan Kamus. Koleksi-koleksi ini terletak di ruangan tersendiri di dalam perpustakaan dan hanya petugas perpustakaan yang bisa masuk ke ruang tersebut. Perabotan dan perlengkapan yang ada di perpustakaan ini sudah cukup memadai. Tersedia meja kursi yang layak guna, ruangan berAC dan juga tersedia komputer. Perpustakaan ini memiliki petugas perpustakaan yang ramah dan sopan terhadap setiap pengunjung. Mereka memiliki visi misi yang jelas meski disamakan dengan visi misi perpustakaan UPT. Mereka juga menekankan tata tertib kepada semua pengunjung agar mematuhinya.

Menurut kami, perpustakaan planologi sudah cukup layak untuk masuk daftar perpustakaan yang ideal, karena dilihat dari koleksi, layanan, tata ruang, perlengkapan dan juga petugas yang baik. Di perpustakaan ini tidak ada ruang panas juga tidak ada petugas galak. Koleksi-koleksi yang ada tersusun rapi dan penuh dari notasi pokok klasifikasi 000-900. Kita juga tidak perlu khawatir jika membawa laptop dan kehabisan battery, karena di setiap meja disana terdapat saluran kabel. Bahkan tersedia beberapa komputer bagi pengunjung untuk menggunakan layanan internet ataupun sekedar membuat tugas melalui computer tersebut. Semua aspek ini tersedia dan saling melengkapi satu sama lain, sehingga terasa komplit serta nyaman untuk dikunjungi.