Teknologi Tuntut Perkembangan Media

TEKNOLOGI TUNTUT PERKEMBANGAN MEDIA

Dampak IT terhadap Proses Penerbitan Buku pada Umumnya.

Perkembangan teknologi informasiyang pesat memberikan peluang serta tantangan dalam berbagai bidang kehidupan, salah satunya adalah dalam proses penerbitan buku. Bermula dari ditemukannya mesin cetak oleh Guttenberg pada tahun 1455, yang kemudian berkembang dengan sentuhan inovasi dalam teknologi percetakan dalam upayanya memperoleh prinsip efektivitas serta efisiensi dalam proses penerbitan buku. Mesin cetak Guttenberg dengan fungsi sederhana menjadi titik awal dimungkinkannya proses pencetakan buku dilakukan dalam jumlah yang lebih besar, lebih cepat, dan lebih mudah dibandingkan saat dilakukan dengan cara menulisnya. Inovasi dalam teknologi pencetakan berupa computer, mesin reprografi serta internet berimplikasi besar memberikan perubahan dalam proses penerbitan buku serta distribusinya. Sulistyo (2000) menjelaskan bahwa:

“Teknologi yang diperlukan untuk mencetak buku seperti mesin cetak dan mesin piñata huruf sangat mudah diperoleh dan tidak terlalu mahal dan dapat terjangkau bagi sebagian negra. Demikian juga kertas dan bahan baku lain yang diperlukan untuk memproduksi buku pada umumnya tersedia, meskipun harga kertas berkualitas untuk mencetak cenderung sangat berfluktuasi. Inovasi teknologi bru, seperti penerbitan dengan desktop publishing dengan bantuan computer, reprografi, dan lain-lain menurunkan biaya produksi buku di wilayah-wilayah ketika teknologi ini dapat diperoleh, buku dapat didistribusikan dengan amat mudah”

Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak pada beberapa kegiatan dalam proses penerbitan buku, diantaranya adalah kegiatan editing, formatting, marketing hingga teknik reprografi yang berkembang.

Komputer memberikan kemudahan dalam pelaksanaan proses editing dan formatting sebagai salah satu tahap dalam proses penerbitan buku menjadi lebih mudah. Kamus besar bahasa Indonesia (1997) mendefinisikan “editing adalah mempersiapkan naskah yang siap cetak atau terbit dengan memperhatikan segi ejaan, diksi, dan sstruktur kalimat”. Naskah yang sudah melalui tahap editing selanjutnya memasuki tahap formatting. Sulistyo (2000) mendefinisikan “formatting adalah setting huruf dan penyusunan halaman naskah yang sudah diset dikembalikan kepada penulis untuk diperiksa kembali jikalau masih ada kesalahan ejaan dan tanda baca”. Keberadaan computer serta software dalam bentuk program yang canggih juga memudahkan bagian artistic dlam proses penerbitan buku untk membuat desain cover buku agar lebih bagus dan menarik. Cover merupakan tampilan luar yang akan memberikan kesan pertamma yang ikut menentukan penilaian dan keputusan selanjutnya, meski ada pepatah yang mengatakan Don’t Judge the Book by It’s Cover. Sulistyo (2000) menjelaskan “sampul adalah nilai jual, sekaligus mencerminkan substansi buku dan bahkan karakter penulisnya”.

Inovasi yang berkembang dalam teknologi penerbitan selanjutnya adalah mesin fotocopy. Mesin fotocopy merupakan salah satu mesin reprografi yang diminati banyak orang ketika menggandakan dokumen yang dibutuhkannya karena memungkinkan untuk membuat salinan sebuah dokumen dengan cepat dan biaya yang lebih murah dibandingkan harus membeli lagi dokumen asli yang telah melalui proses penerbitan legal namun dengan harga yang lebih mahal. Penyelenggaraan pendidikan juga tidak luput memanfaatkan fotocopy bahan ajar karena alasan keterbatasan finansial yang diharapkan meringankan bagi peserta didik.  Kondisi perekonomian Indonesia sebagai negara berkembang masih dihadapkan pada keterbatasan daya beli masyarakat dengan beragam kebutuhan utama yang tidak dapat ditunda pemenuhannya sehingga membeli buku masih menjadi kebutuhan ketika ada pendapatan yang berlebih. Menjadi dilematis karena hak cipta belum memperoleh kejelasan, di sisi lain fotocopy dalam kaitannya dengan hak cipta semakin ditoleransi secara sepihak. Sulistyo (2000) menyebutkan “di beberapa negara, pemakai fotokopi harus membayar kepada pemegang hak cipta. Di beberapa negara yang lain, terutama swedia, penerbit dan pengarang dibayar royaltinya berdasarkan pemakaian buku di perpustakaan”. Dalam pembahasan lainnya Sulistyo (2000) menyebutkan “tentu hak cipta melindungi pemilik hak intelektual dan kadang-kadang sulit bagi orang-orang di negara-negara yang mempunyai daya beli terbatas dan hanya sedikit sumber penerbitan untuk mendapatkan akses pada buku-buku. Hak cipta, dalam hal ini, memperkuat sistem ketidaksetaraan pengetahuan”.

Internet semakin memperlengkap fungsi komputer yang awalnya membantu pelaksanaan ‘fungsi editorial’ ditambah lagi dengan ‘fungsi marketing’ sehingga memungkinkan pemasaran secara internasional sejalan dengan hadirnya globalisasi. Bagi penerbit, kehadiran internet tentu memberikan peluang untuk memperluas pemasaran buku, namun juga memberikan tantangan karena kompetisi perebutan pangsa pasar semakin terbuka sehingga penerbit harus dapat menampilkan cara penawaran yang menarik dan berbeda. Okezone.com merupakan contoh pemasaran buku secara online dengan memanfaatkan jaringan internet. Cara pemasaran lain yang dilakukan melalui internet diungkapkan oleh Sulistyo (2000) : “banyak penerbit melengkapi usaha penjualan buku melalui toko buku dengan direct marketing, pemasaran langsung. Di amerika, penerbit menengah dan besar umumnya mengembangkan klub membaca. Konsumen menjadi anggota klub dan secara teratur menerima informasi mengenai buku-buku baru yang akan diterbitkan”. Dari data tersebut ditunjukkan bahwa kehadiran internet menjadikan penerbit semakin giat menyajikan informasi beragam buku yang ditawarkan, dan memfasilitasi kenyamanan konsumen dengan menawarkan kegiatan yang interaktif sebagai inovasi dalam konsep pemasarannya.

Saat ini, setiap orang dapat menjadi penerbit. Internet juga memberikan ruang baru sebagai media aktualisasi dari beberapa self publisher dalam mempublikasikan karyanya, ruang virtual dalam world wide web akhir-akhir ini menjadi media yang dianggap efektif dan dikehendaki oleh banyak self publisher dalam mengaktualisasikan karyanya, sebagaimana dijelaskan Carr (2000) berikut ini:

“the advent of word processing, of computer typesetting, and of dekstop publishing has brought down the cost if book production more dramatically than even the invention of printing from movable type did five and half centuries ago. Everbody and anybody can be a publisher today. And while the virtual places of the world wide web appear to satisfy every large number of self-publisher, there are still very many for whom the tangibility and substance of print-of-paper remains, for the time being at least, the most effective and desirable medium for their products”.

Internet memungkinkan penyebaran pengetahuan melintasi batas ruang dan waktu, namun di sisi lain internet juga memberikan kerumitan terhadap penegakan hak cipta karena kemudahan untuk menyimpan informasi dalam suatu sumber informasi elektronik oleh seorang information seeker yang kemudian menjadikannya dokumen milik pribadi, dan tidak menutup kemungkinan juga menyebarkannya pada pihak lain. Dalam dunia virtual seperti world wide web, informasi yang terjamin kualitasnya dalam artian dapat dipertanggung jawabkan biasanya memiliki pembatasan hak akses bagi member saja. Ini merupakan salah satu bentuk penyaringan atas kualitas informasi di internet, sebagaimana kegiatan peer review pada proses penerbitan buku. Upaya melindungi hak intelektual penulis pada dokumen elektronik dilakukan dengan salah satu metode pengamanan seperti watermarking untuk menjaga orisinalitas tulisan terhadap pengubahan isi informasi secara ilegal, memasang security code dalam penggunaan hak akses informasi namun masih tetap saja ada celah dengan bekal kemapanan pengetahuan Information Communication Technology oleh generasi saat ini untuk menerobos security code tersebut.

Perkembangan teknologi informasi memberikan arah kemajuan yang pesat dalam industri penerbitan buku karena proses penerbitan dapat dilakukan dengan lebih mudah, lebih cepat, dan memungkinkan untuk produksi dalam jumlah besar. 

Perubahan perilaku membaca dalam bentuk digital dan implikasinya pada industri penerbitan buku cetak di masa depan.

Perkembangan teknologi informasi juga berimplikasi pada bagaimana cara penyampaian dari pengetahuan itu sendiri. Hal ini dapat dilihat dari berkembangnya situs e-journal dan e-book berbayar maupun gratis yang menyajikan pengetahuan dalam bentuk elektronik. Beberapa instansi seperti universitas, perpustakaan, kantor pemerintah dan lainnya telah memiliki wireless internet connection sehingga memungkinkan akses beragam informasi apapun, kapanpun, dan dimanapun dengan hanya duduk di tempat, kemudian ditunjang dengan storage media yang semakin portable untuk meyimpannya informasi berupa softcopy dalam kapasitas yang besar dibandingkan jika harus membawa setumpuk buku tercetak. Masih menjadi perdebatan apakah kehadiran format digital memberikan ancaman bagi eksistensi industri penerbitan buku.

Baik buku maupun dokumen elektronik yang diperoleh internet memiliki sisi keunggulan dan kelemahan masing-masing ditinjau dari segi kenyamanan dalam aktivitas membaca dan penyimpanannya. Buku memiliki beberapa keunggulan antara lain mudah dibawa, muatan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan, mudah untuk dibaca setiap saat tanpa harus menyediakan teknologi canggih untuk membacanya. Sedangkan kelemahannya adalah beban fisik yang berat jika dalam jumlah banyak yang seringkali menimbulkan kesulitan untuk membawanya. Dari segi penyimpanannya, buku membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan, karena ruangan harus dibuat suatu ruangan yang khusus dimana suhu ruangan tersebut terjaga dengan baik, agar bentuk dari dokumen tersebut tidak rusak dan masih terjaga keasliannya. Waktu yang dibutuhkan juga menjadi kelemahan informasi dalam bentuk hardcopy ini, karena untuk menyimpan informasi tersebut dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengklasifikasikannya dalam bentuk katalogisasi dan membutuhkan waktu untuk mencari informasi tersebut. Di sisi lain, kehadiran internet menyajikan informasi dalam bentuk elektronik yang disinyalir menimbulkan perubahan perilaku membaca dalam bentuk digital dan memberikan tandingan bagi keberadaan buku.

Dokumen elektronik memiliki keunggulan antara lain mudah membuat salinan dokumen yang dimuat dalam sebuah world wide web melalui menu save, dapat disimpan dalam satu storage media secara praktis, dan relatif mudah dalam temu kembali terutama bila dokumen elektronik terorganisasikan dengan baik. Sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan sarana pendukung berupa notebook serta keterampilan untuk mengoperasionalisasikannya, membutuhkan effort yang lebih untuk menghadapi radiasi pada layar komputer ketika kegiatan membaca berlangsung. keberadaan virus yang sewaktu-waktu dapat menginfeksi file menyebabkan kehilangan atau kerusakan data, keterbatasan jangka waktu penggunaan storage media yang seringkali dilupakan oleh banyak orang sehingga yang seringkali terjadi adalah kerusakan tiba-tiba dari storage media, sementara pemiliknya belum sempat menyimpan ke media lain, atau mencetaknya dalam bentuk hardcopy.

Perilaku membaca perlu dilakukan secara linear artinya perlu membaca secara runtut setiap penjelasan untuk memperoleh pemahaman yang menyeluruh. Perilaku membaca buku tercetak masih memungkinkan pembaca untuk membaca linear karena bentuk buku tercetak yang mudah dibaca aetiap waktu tanpa memerlukan sarana pendukung lainnya, sedangkan membaca dokumen dalam bentuk elektronik seringkali membuat tidak semua pembaca dapat bertahan untuk membaca linear karena radiasi layar komputer yang membuat mata lebih cepat lelah. Secara keseluruhan, kenyamanan dalam aktivitas membaca dan mengorganisasikan kedua jenis dokumen tersebut bergantung pada kesesuaian dari masing-masing personal yang sifatnya relatif. Bagaimana dengan isu bahwa kehadiran format digital memberikan ancaman bagi eksistensi industri penerbitan buku seiring dengan munculnya fenomena perubahan perilaku membaca dalam bentuk digital?

Industri buku memang patut waspada terhadap keberlanjutan produksinya. Carr (2007) menjelaskan hanya beberapa jenis buku tercetak yang masih dapat bertahan di tengah berkembangnya era digital :

“ indeed, in considering the present and futur of the book, it is still true to say, even in this modern times, that the printed book, in all it forms, remains one of the most common and convenient methods of communication. The younger generations, we are rold, read fewer books than their parents used to do. And yet, J.K. Rowling’s overnight Harry Potter publishing sensation would seem to suggest the certain kinds of books are still very far from outmoded. The scholarly may be on the wane : smaller editions are printted, and computer-typesetting enables extra copies to be printed on-demand. But the Barbara Taylor Bradfords and Catherine Cooksons are still sold and read in their hundreds of million of printed copies. Furthemore, the battles between the booksellers, on the high street as well as on the internet,  shooul be enough to indicate that the repinted books is still alive and well, and it most definetly not on terminal decline”.

Dari data yang disebutkan di atas, diketahui bahwa penerbitan buku yang masih memegang eksistensinya dalam terpaan era digital hanyalah penerbitan pada genre tertentu yaitu bacaan populer seperti novel Harry Potter karya J.K. Rowling, Barbara Taylor Bradfords and Catherine Cooksons yang masih tetap terjual dan terus dibaca dalam versi tercetak dengan jumlah jutaan. Kepopuleran jenis bacaan ini menunjukkan bahwa jenis buku ini jauh dari anggapan kuno sekalipun tersedia versi elektroniknya. Pertempuran antara penjualan buku secara nyata dalam sebuah toko buku juga masih sebagus yang dilakukan di internet. Sehingga menjadi sebuah bukti yang cukup bahwa keberadaan buku tercetak masih tetap ‘hidup’.

Kepopuleran buku tercetak pada genre bacaan umum berupa novel populer memberikan sebuah daya tarik tersendiri bagi pembacanya. Pembaca novel Harry Potter senantiasa antusias menunggu hadirnya cerita selanjutnya tanpa mengenal lelah meski harus membaca buku dengan halaman yang tebal sekalipun. Di Indonesia, bacaan berupa novel populer dan pengetahuan praktis banyak diminati sehingga jumlah produksinya jauh melampaui produksi buku tercetak seperti buku pelajaran. Di Indonesia, sejak 10 tahun terakhir pasar perbukuan di Indonesia meningkat seiring dengan meningkatnya kesadaran masyarakat akan kebutuhan ilmu dan informasi. Fenomena Best Seller di Indonesia bergeser dari 10.000 eksemplar ke 50.000 eksemplar sebagai angka tertinggi pada penjualan buku non pelajaran. Salemba 4 dan MU3 meyatakan bahwa kondisi penerbitan buku di Indonesia yang menerbitkan buku pelajaran dan buku pendidikan tinggi tidak terlalu menjanjikan.

Eksistensi dunia penerbitan buku yang masih menjanjikan dan mampu bertahan dalam terpaan era digital adalah pada penerbitan buku tercetak dalam genre tertentu saja yaitu npvel populer. Motivasi membaca adalah suatu keinginan atau kemauan yg merupakan kekuatan yg mendorong seseorang untuk memperhatikan, merasa tertarik dan senang thd aktivitas membaca tsb dg kemauannya sendiri. Kondisi ini menunjukkan bahwa kegemaran membaca buku tercetak dalam kasus bacaan novel populer seperti Harry Potter lebih besar dipengaruhi oleh antusiasme terhadap jalannya cerita, kemudahan membaca dalam bentuk tercetak kapan saja dan dimana saja sebagai pendorong masih terjaganya budaya membaca buku tercetak meski harus mengeluarkan biaya lebih untuk membeli buku versi tercetaknya.

Lupakan Kopi di Pagi Hari!

Lupakan Kopi di Pagi Hari!

 Ada banyak cara yang menyehatkan untuk membangkitkan semangat   di pagi hari.
Mulai kini, lupakan secangkir kopi hangat saat sarapan. Coba ganti dengan secangkir green tea.
Sebuah penelitian menunjukkan meminum secangkir teh hijau di pagi hari dapat memberikan asupan baik bagi otak. 
Dari hasil penelitian diketahui teh hijau terbukti baik bagi fungsi kognitif dengan meningkatkan daya ingat dan kemampuan berpikir seseorang.
Temuan dalam European Journal of Clinical Nutrition mengungkapkan bahwa teh hijau membantu meningkatkan aktivasi korteks prefrontal dorsolateral, sebuah area di otak yang berhubungan dengan memori kerja, penalaran dan pemahaman. 
Pada akhirnya, meminum teh hijau sebelum beraktivitas membantu seseorang berkonsentrasi dan tetap fokus menyelesaikan pekerjaannya. 
"Bonusnya, teh hijau juga mampu menghambat plak pikun dan deposito otak yang dapat mengganggu daya ingat," jelas Stefan Borgwardt dari University Hospital Basel di Swiss, dilansir melalui Dailymail (3/12).

Fungsi Rutin Perpustakaan

FUNGSI RUTIN PERPUSTAKAAN

A.      Fungsi Rutin

Rutin disebut juga rutinitas. Runtinitas itu sendiri adalah kegiatan yang dilakukan sehari-hari secara berulang-ulang. Sehingga syarat dari fungsi rutin adalah membutuhkan pemikiran minimal mencakup kearsipan, pengadaan yang dilaksanakan pada kegiatan sehari-hari (secara berulang-ulang).

B.      Pekerjaan Rutin di Perpustakaan

Tugas rutin pekerjaan pengelola perpustakaan dibedakan dalam 3 urutan. Dimulai dari pengadaan, pengolahan bahan pustaka hingga pelayanan. Untuk lebih detilnya sebagai berikut;

1.      Pengadaan

Dalam pengadaan koleksi, kegiatan dimulai dari seleksi bahan pustak, pemesanan atau pembelian langsung dan penerimaan koleksi. Sebelum semua kegiatan ini dilakukan, perpustakaan perlu mengadakan survey tentang kekuatan koleksi dan survey mengenai kebutuhan pengguna perpustakaan. Kepala perpustakaan adalah penanggungjawab kegiatan seleksi pustaka.

Ø  Dasar-dasar Pengadaan

Kesalahan dalam membeli bahan pustaka menyebabkan pemborosan dana, waktu, dan tenaga. Koleksi tidak akan dibaca dan memenuhi rak. Oleh sebab itu, seleksi perlu dilakukan oleh sebuah tim khusus, yang terdiri atas staf senior dari berbagai bagian yang mempunyai wawasan luas tentang kegiatan organisasinya. Mereka dipilih dan diangkat paling tidak untuk masa kerja 2 atau tiga tahun. Tim seleksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk menilai, memilih dan member masukan mengenai pustaka yang akan menjadi koleksi pustaka atau yang akan dikeluarkan (disiangi) dari koleksi perpustakaan.

 Pemilihan bahan pustaka dilakukan melalui sarana khusus, seperti catalog penerbit, bibliografi, subjek khusus, resensi buku, CD-ROM, internet atau masukan dari pengguna. Untuk mencocokkan data bibliografi atau verifikasi, dapat digunakan catalog penerbit terbaru, atau bibliografi nasional maupun internasional. Bentuk bahan pustaka itu sendiri berbentuk tercetak dan tidak tercetak. Bahan tercetak dapat berupa buku (monograf), buku untuk memperkaya wawasan dan buku rujukan (referens), dan bahan bukan buku, seperti terbitan berkala (junal/majalah, surat kabar) peta, brosur/pamphlet, dan sebagainya. Bahan tidak tercetak yang umumnya, seperti koleksi CD (compact disc), video, bentuk mikro, perlu koleksi.

Ø  Pengadaan koleksi diperoleh dari pembelian, tukar menukar, hadiah, titipan atau menerbitkan sendiri.

a)      Pembelian

Pembelian bahan pustaka dilakukan berdasarkan hasil seleksi yang telah dilakukan oleh Tim seleksi. Cara pembelian adalah melalui penerbit, took buku langsung, pemesanan melalui agen, atau pemesanan secara tetap (standing order). Untuk terbitan berkala dipertimbangkan harga langganannya. Apabila harga langganannya terlalu mahal dan tidak ada jurnal alternatifnya, sedangkan peminatnya banyak, maka jurnal tersebut wajib dilanggan.

b)      Tukar menukar

Cara pengadaan ini dilakukan dengan cara aktif menghubungi lembaga lain, untuk menukarkan bahan pustaka yang tidak dijadikan koleksi dengan bahan pustaka dari lembaga yang dihubungi. Bahan pustaka tersebut harus sesuai dengan kebutuhan lembaga induk.

c)      Hadiah

Perpustakaan dapat menambah koleksi melalui penerimaan hadiah dari lembaga lain atau perorangan, dengan syarat bahwa sebaiknya hadiah disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan. Hadiah yang tidak sesuai dapat digunakan sebagai bahan pertukaran koleksi atau disumbangkan bagi yang memerlukan. Baik hadiah yang berasal dari pemberian maupun dari permintaan perpustakaan sendiri, pengelola sebaiknya mengirimkan ucapan terimakasih.

d)      Titipan

Biasanya, koleksi yang dititipkan di perpustakaan adalah milik orang-orang yang tidak tahu lagi, tidak menginginkan lagi menyimpan koleksinya atau memang ingin agar masyarakat dapat mengakses koleksinya dengan lebih mudah. Umumnya, mereka adalah orang-orang yang pernah dekat pada lembaga terkait, sehingga menaruh kepercayaan untuk menyimpankan buku-bukunya.

e)      Menerbitkan sendiri

Perpustakaan atau bahkan lembaga induk dapat menerbitkan buku, misalnya buku berisi informasi tentang lembaga, tentang produk atau jasa yang dihasilkan, dan lain sebagainya.

Ø  Pengembangan koleksi

Pengembangan koleksi perlu dilakukan secara periodic dengan melakukan evaluasi. Dari hasil evaluasi, petugas perpustakaan dapat mengetahui keadaan nyata koleksi perpustakaan, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Hasil tersebut juga digunakan sebagai alat kontrol dari kebijakan pengembangan koleksi, dan menentukan kebijakan perawatan koleksi perpustakaan. Tujuan lain adalah untuk menghemat tempat dan memberi tempat untuk koleksi yang mutakhir dan menjadikan koleksi pustaka lebih akurat, relevan , mutakhir dan lebih menarik.

Evaluasi dapat dilakukan dengan inventarisasi (stock opname). Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui keadaan koleksi ditinjau dari segi kuantitas dan segi pemanfaatan koleksi serta segi kondisi fisik pustaka. Kegiatan ini dapat dilakukan setahun sekali atau dua tahun sekali, dengan mengerahkan seluruh staf perpustakaan yang disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Memeriksa pustaka yang masih tercatat sesuai dengan katalog perpustakaan, biasanya disebut dengan istilah shelflist. Mencatat apakah masih ada di rak, dipinjam atau hilang.

Kegiatan yang sering terlupakan adalah pemeliharaan koleksi. Pada kenyataannya, banyak perpustakaan (tentu saja tidak semua) yang tidak melakukannya. Hal ini bisa dimaklumi sebab pekerjaan ini tidak rutin dilakukan, hanya pada waktu-waktu tertentu, jadi seringkali terlupakan. Kegiatan pemeliharaan koleksi meliputi :

a.      Reproduksi

Koleksi yang tergolong langka (baik koleksi yang sulit dan jarang ditemukan; koleksi yang berharga mahal; koleksi yang sering digunakan) sebaiknya dilestarikan dengan memproduksi ulang. Caranya: fotokopi; membuatnya dalam bentuk mikro; membuat duplikasi dari pustaka bukan buku.

b.      Penyiangan (weeding)

Kegiatan ini merupakan proses berkesinambungan dan dilakukan secara teratur untuk mengeluarkan pustaka dari jajaran koleksi. Penyiangan dilakukan terhadap pustaka dalam berbagai format yang dianggap: 1) Nilai atau kandungan informasinya sudah kadaluwarsa, tidak sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang mutakhir; 2) Pustaka yang isinya sudah tidak lengkap, sudah dalam keadaan rusak berat dan tidak mungkin diperbaiki kembali; 3) Sudah ada edisi baru yang lebih lengkap dan mutakhir informasinya; 4) Pustaka sudah tidak pernah dipinjam lebih dari 5 tahun sejak pertama berada di perpustakaan dan jumlahnya terlalu banyak; 5) Pustaka yang disensor.

c.       Penjilidan

Penjilidan ulang dilakukan terhadap koleksi yang sampulnya rusak; koleksi yang terlalu tipis; koleksi yang jilidannya lepas; atau sekumpulan majalah lepas.

d.      Laminasi

Pustaka yang mempunyai sampul yang rapuh dan mudah koyak, atau sampul kain yang mudah dihinggapi hewan-hewan kecil seperti rayap, sebaiknya diberi pelindung plastik. Sebelumnya dapat dilakukan penyemprotan dengan bahan kimia (coating).

Selain melakukan tindakan pemeliharaan, perpustakaan perlu mengetahui faktor-faktor perusak pustaka, sehingga dapat mengambil tindakan pencegahan dan jika terlanjur terjadi, mudah mengatasinya. Faktor tersebut adalah :

1. faktor fisik : perlakuan kurang tepat oleh manusia, debu dan kotoran dan cahaya matahari yang langsung mengenai pustaka, bencana alam (banjir, kebakaran).
2. faktor kimiawi atau iklim : kelembaban udara tinggi, suhu udara yang fluktuatif,reaksi kimia yang terjadikarena proses oksidasi dan hidrolisa materi pustaka, dan pencemaran udara.
3. faktor hayati : jamur (cendawan), serangga (kecoak danngengat), dan hewan pengerat terutama tikus. Untuk mengatasi ini, bisa dilakukan fumigasi, yaitu mengasapi bahan pustaka agar jamur tidak tumbuh, binatang dan renik perusak lainnya mati.

Tindakan pencegahan yang minimum dapat dilakukan adalah mengatur suhu ruangan. Suhu ruangan yang ideal untuk mencegah kerusakan bahan pustaka adalah 20ºC – 24ºC, dengan kelembaban 45% - 60% RH (relatif humidity). Untuk memperoleh suhu ini diperlukan ‘air conditioning’ (AC) pada ruang perpustakaan. Selain itu perlu dipasang ‘thermohygrometer’ untuk mengukur kelembaban udara. Untuk menjaga kestabilan suhu ruangan, pemasangan AC sebaiknya selama 24 jam. Turun naiknya suhu udara akan mempengaruhi turun naiknya kelembaban ruangan, dan hal ini akan mempercepat kerusakan bahan pustaka.

Untuk menjaga keamanan dan mencegah kehilangan dan kerusakan bahan pustaka diperlukan : Locker, meja pendaftaran pengunjung yang diawasi atau dijaga oleh seorang staf perpustakaan (secara bergiliran), cermin kontrol untuk mengawasi tingkah laku dan kegiatan pengguna di perpustakaan atau pintu ‘turnstyle’ untuk mengatur arus keluar masuk pengguna perpustakaan.

Ø  Tata kerja pengadaan

Pekerjaan rutin dalam kegiatan pengadaan koleksi dimulai dari penyeleksian, pemesanan, penerimaan hingga inventarisasi.

a)       Menyeleksi daftar pustaka dari berbagai sumber dan sarana pemilihan, katalog penerbit, toko buku, tinjauan buku, rekan kerja di lingkungan internal, masyarakat umum yang menjadi pelanggan, dan sebagainya.

- Menyeleksi buku yang berasal dari hadiah atau tukar-menukar. Jika subjek tidak sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi, sebaiknya buku di hibahkan kepada perpustakaan lembaga lain.

- Mengecek daftar tersebut apakah sudah dimiliki perpustakaan, sekaligus mengecek bibliografi atau verikasi dan disesuaikan dengan dana yang tersedia. Pengecekan dilakukan pada daftar desidarata, katalog, daftar pesan dan daftar bibliografi.

b)       Pemesanan

- Jika membeli melalui agen, ketik daftar pesanan 2 rangkap (satu untuk disimpan dalam jajaran katalog, satu sebagai daftar desiderata, dan satu untuk dikirim ke agen).

- Jika membeli melalui toko buku online, umumnya catatan hasil pesanan yang dilengkapi dengan harga buku dan biaya pengiriman akan dikonfirmasi oleh took buku tersebut tidak lama setelah transaksi dilakukan.

c)        Penerimaan

- Setelah buku datang, periksa faktur (invoice) dengan daftar pesanan. Jika cocok, keluarkan kartu pesan dan sisipkan ke dalam buku. Jika tidak cocok karena tidak pesan atau karena buku cacat, kembalikan buku ke agen untuk ditukar.

- Menyusun kartu pesan ke dalam jajaran daftar ‘buku dalam proses’.

d)       Inventarisasi

- Menginventarisasi buku ke dalam buku induk. Buku induk berisi informasi tentang nomor induk (nomor ditulis juga pada buku), tanggal pencatatan, data buku yaitu nama penulis, judul buku, edisi dan tahun terbit, penerbit, harga buku jika hasil pembelian dan sumber buku jika hasil hadiah atau tukar menukar, dan keterangan.

- Bubuhi cap perpustakaan dan cap registrasi.

2.      Pengolahan

Setelah bahan pustaka diterima dari bagian pengadaan, bahan pustaka mulai diolah. Kegiatan ini perlu dilakukan secara cermat, mulai dari mencatat data bibliografi, menganalisis subjek, menentukan nomor kelas dan titik akses (point access), pembuatan perlengkapan fisik pustaka seperti label, sampul plastik, kartu dan kantong buku. Setelah bahan pustaka siap, pengelola menyusunnya di rak, demikian pula dengan kartu katalognya yang disusun di lemari katalog, hingga pengawasan dan evaluasi koleksi. Pengolahan yang baik akan memudahkan sistem temu kembali (retrieval system) dokumen secara cepat dan tepat.

Ø  Dasar-dasar Pengolahan

Dalam pembuatan katalog deskriptif yaitu kegiatan mencantumkan semua informasi mengenai buku, mulai dari judul buku, penulis, penerbitan, edisi, sampai deskripsi fisik digunakan AACR2. Kegiatan pengindeksan subjek adalah penentuan tajuk untuk setiap koleksi, sementara itu penulisan tajuk entri adalah kegiatan yang penting karena menentukan kemudahan akses pada suatu dokumen, di sini digunakan DDC. Tahap terakhir pengolahan adalah memasukkan dan mencetak data dalam kartu katalog, serta mencetak daftar pengerakan (shelflist) untuk kepentingan stock opname. Pada pokoknya, pedoman yang digunakan adalah :

• Anglo-American Rules 2^nd ed. (AACR2) untuk membuat deskripsi bibliografi, atau Peraturan Katalogisasi Indonesia, edisi 4 (Perpustakaan Nasional, 1994)
• Daftar Tajuk Subjek untuk Perpustakaan, edisi 4 (Perpustakaan Nasional,1994) untuk menentukan tajuk subjek pustaka
• Dewey Decimal Classification (DDC) 21^st ed. untuk menentukan nomor panggil pustaka
• Dasar-dasar analisis untuk pengindeksan subjek dokumen. Disadur dari karya A.G. Brown “An Introduction to subject indexing section 2: subject analysis” (London, 1982)

Ø  Tata Kerja Pengolahan

Tata kerja rutin pengolahan dimulai dari pengatalogan deskriptif dan pengatalogan subjek, melengkapi fisik buku hingga penyusunannya di rak.

a)      Menerima buku atau bahan pustaka lain dari Bagian Pengadaan disertai lembar kerja dan daftar pengiriman.

b)      Pengatalogan

- Catat data buku ke dalam lembar kerja. Keterangan yang perlu dicatat adalah keterangan seperti yang dicatat dalam buku induk, ditambah deskripsi fisik buku dan catatan eksemplar. Sisipkan lembar kerja pada buku.

- Membuat deskripsi bibliografi (gunakan AACR2), menentukan tajuk subjek (gunakan Daftar Tajuk Subjek), pemberian notasi kelas (gunakan DDC).

- Setelah lembar kerja dicek, masukkan data ke dalam komputer dan cetak kartu katalog.

- Keluarkan kartu pesan dari jajaran ‘buku dalam proses’, sisipkan ke dalam buku.

c)      Melengkapi fisik buku

- Lengkapi buku dengan perlengkapan fisik, yaitu sampul plastik jika perlu dan label nomor panggil.

- Untuk keperluan layanan sirkulasi, lengkapi buku dengan kartu dan kantong buku, serta lembaran atau slip tanggal kembali.

d)      Penyusunan

- Susun buku di rak berdasarkan nomor klasifikasi (kegiatan ini disebut shelving). Ada 2 cara menyusun koleksi, yaitu penempatan relatif (berdasarkan nomor kelas/subjek) dan penempatan tetap (berdasarkan nomor urutan pada rak). Susunan bisa terpisah-pisah berdasarkan ukuran buku, dan kegunaan buku (misalnya buku rujukan, buku biasa, dll). Untuk koleksi audiovisual sebaiknya disimpan dalam ruangan ber-AC.

- Susun kartu katalog di laci katalog berdasarkan jajaran entri judul buku berabjad, pengarang berabjad, subjek berabjad dan nomor klasifikasi. Kemudian, susun kartu shelflist, yaitu katalog khusus untuk digunakan dalam stock opname.

Ø  Prosedur Pengolahan Majalah dan Surat Kabar

               Perbedaannya dengan pengolahan buku, majalah dan surat kabar tidak perlu mengalami proses pengkatalogan dan perlengkapan fisik sepertipada buku atau pustaka lain.

a)      Kirim pesanan berlangganan pada agen sesuai kebijakan perpustakaan, dapat berlangganan beberapa bulan, setahun atau bahkan lebih. Jika waktu langganan selesai, dapat diperpanjang.

b)      Jika majalah dan surat kabar datang, periksa fisik dan alamat tujuan. Jika cocok, catat pada lembaran kardeks, jika tidak, kembalikan / klaim ke agen. Kardeks berisi keterangan tentang judul majalah/surat kabar, alamat penerbit, frekuensi terbit, volume serta nomor dan catatan tentang penerimaan selama satu tahun.

c)      Bubuhi cap perpustakaan dan cap tanggal penerimaan.

d)      Jika ada nomor yang belum diterima, kirim surat tagihan pada agen.

e)      Susun majalah dan surat kabar pada rak display berdasarkan alfabetis judul majalah atau surat kabar.

f)       Simpan edisi lama dalam box bersama edisi sebelumnya yang diletakkan di rak yang berbeda. Biasanya,majalah yang dianggap penting dijilid dalam jumlah edisi tertentu.

3.      Layanan

Sistem layanan dibedakan 2 jenis, yaitu layanan terbuka dan layanan tertutup. Layanan terbuka mempersilakan pengguna memilih sendiri pustaka yang diminati dari rak buku atau pustaka lainnya, sedangkan layanan tertutup tidak mengizinkan pengguna langsung ke rak. Dalam bagian ini, pembahasan layanan akan dibatasi.

Ø  Dasar-dasar Layanan Pengguna

Layanan merupakan tugas penting, karena bagian inilah yang memegang peranan dalam menyampaikan informasi kepada pengguna. Pengguna adalah seluruh karyawan serta orang luar yang diberi izin untuk memperoleh layanan.

Salah satu unsur penting dalam layanan adalah petugas. Ia diberi wewenang untuk melayani pengguna sehingga diharapkan memiliki persyaratan sebagai berikut, yang tercantum pula dalam kode etik pustakawan :

1. Sikap ramah dan sabar
2. Pengetahuan yang luas terutama yang relevan dengan lembaga tempat bekerja, seperti visi dan misi lembaga, kegiatan setiap bagian di dalam lembaga. Petugas juga perlu mengikuti setiap pertemuan yang berkaitan dengan kegiatan lembaga, berdiskusi dengan karyawan lainnya serta mengikuti perkembangan profesinya, yaitu perpustakaan dan informasi.
3. Keterampilan dan keahlian dalam menggunakan bahan-bahan yang  tersedia, termasuk mengakses bahan elektronik.
4. Ketelitian

Ø  Jenis Layanan Pengguna

Jenis layanan di perpustakaan khusus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Karena sifat pengguna yang homogen, kebutuhan informasinya kurang lebih sama, sehingga petugas perpustakaan dapat dengan lebih mudah memenuhi kebutuhan pengguna. Layanan yang disebutkan di sini, adalah layanan minimal atau layanan dasar perpustakaan, jenis layanan lainnya sangat tergantung pada lembaga induk masing-masing :

a)      Ruang baca. Suasana yang tenang dan nyaman perlu diupayakan agar pengguna dapat membaca dengan tenang.

b)      Sirkulasi. Layanan yang menyangkut peminjaman dan pengembalian buku/bahan pustaka.

c)      Layanan rujukan, menyediakan buku-buku rujukan (referens) seperti kamus, ensiklopedi, direktori, buku tahunan, sumber ilmu bumi, sumber riwayat hidup, bibliografi, indeks dan abstrak, dan melayani menjawab pertanyaan yang diajukan.

d)      Pendidikan Pemakai. Perpustakaan perlu dan wajib memberikan layanan orientasi dan pendidikan pemakai kepada staf baru, agar mampu memanfaatkan perpustakaan guna mendukung kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan  mereka. Kegiatan diadakan secara rutin bergantung kepada masa penerimaan pegawai baru. Kepala perpustakaan  bertugas menjelaskan secara umum kegiatan  dan layanan di perpustakaan, bagaimana menggunakan katalog perpustakaan/OPAC, susunan pustaka di rak, dan peraturan perpustakaan yang harus ditaati.

4.      Promosi Perpustakaan

Meskipun perpustakaan di sebuah lembaga memiliki pengguna yang sudah pasti, yaitu staf lembaga tersebut, belum tentu mereka memanfaatkannya, baik dalam hal jumlah maupun tingkat pemakaiannya. Untuk mengetahuinya diperlukan survei khusus. Bagaimanapun juga, perpustakaan perlu dipromosikan.

Hakikat tujuan promosi adalah membina dan mengembangkan kepercayaan pengguna kepada perpustakaan. Dengan rasa percaya, pengguna bukan saja mengenal perpustakaan dengan baik, tetapi mencintai perpustakaan, sehingga mereka akan memanfaatkannya secara optimal dan bahkan menjaganya.

Promosi merupakan salah satu unsur dari pemasaran yaitu product, price, place, promotion dan processing. Unsur pertama di perpustakaan adalah berupa jasa, khususnya layanan informasi. Perpustakaan harus dapat menentukan seperti apa layanan informasi yang dibutuhkan staf lembaga terkait. Untuk melakukan layanan tersebut, perlu diperhitungkan pula biaya yang diperlukan dan juga harga informasi tersebut, yang umumnya hasil darikemas ulang. Place, atau tempat pemasaran dilakukan adalah perpustakaan itu sendiri, mulai dari lokasi, gedung, perabotan hingga staf perpustakaan. Lokasi yang strategis, rambu-rambu di dalam gedung dan performa perpustakaan yang baik menentukan keberhasilan promosi. Promosi adalah mengkomunikasikan keberadaan perpustakaan. Unsur terakhir adalah processing, yaitu pengolahan dan penyajian data. Statistik di perpustakaan setidaknya mencakup jumlah pengguna setiap harinya, jumlah peminjaman, data koleksi (jumlah, jenis dan data per subjek, jumlah buku rusak dan hilang), inventaris dan data tentang kebutuhan staf akan informasi (dapat diligat dari jumlah dan jenis pertanyaan referensi). Pencatatan statistik yang baik akan sangat membantu pimpinan dalam menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan.

Agar tujuan promosi tercapai, perpustakaan sebaiknya melakukan ke-lima unsur pemasaran tersebut yang merupakan satu kesatuan. Promosi dapat dilakukan dengan cara :

-     menerbitkan informasi tentang perpustakaan : accession list (daftar tambahan pustaka), bulletin perpustakaan, brosur, indeks artikel, dan informasi lainnya

-     memajang buku atau pustaka non buku di ruang/rak pamer

-     mengadakan pendekatan proaktif ke pimpinan : untuk memperoleh kewenangan mengelola perpustakaan dan berkoordinasi dengan seluruh bagian dilembaga induk, serta mendapatkan fasilitas yang diperlukan untuk pengembangan perpustakaan secara keseluruhan

-     mengadakan pendekatan proaktif ke pengguna : untuk mengetahui kebutuhan informasi dan kepuasan pengguna

5.      Pengembangan Perpustakaan

Pengembangan perpustakaan perlu dilakukan perpustakaan agar tidak tertinggal dengan dunia luar yang dinamis sekaligus menjaganya agar tetap sejalan dengan tujuan lembaga induk. Umumnya ada 3 aspek yang perlu dikembangkan dalam perpustakaan, yaitu pengembangan koleksi, pengembangan sarana simpan dan temu kembali koleksi, dan pengembangan staf. Karena kegiatan pengembangan selalu memanfaatkan hasil penelitian, dengan demikian hal-hal yang perlu diteliti adalah :

a)      Survei pengguna. Survei yang dilakukan adalah penelitian kebutuhan pengguna dan kepuasan pengguna terhadap perpustakaan.

b)      Stock opname. Survei dilakukan untuk mengetahui kekuatan koleksi yang dimiliki, mulai dari mutu, harga dan tingkat keterpakaiannya, dan bagaimana cara menginformasikannya.

c)      Penelitian perkembangan teknologi informasi. Survei dilakukan untuk mengetahui kemajuan teknologi, mulai dari spesifikasi, harga, kualitas hingga pemeliharaannya, agar perpustakaan dapat memanfaatkan teknologi yang praktis dan sesuai dengan kebutuhan.

d)      Penjajagan kerjasama dan jaringan dengan lembaga-lembaga yang terkait dengan lembaga induk. Hendaknya selalu disadari bahwa tidak ada satu pun perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan semua orang dengan hanya mengandalkan koleksi sendiri. Lembaga yang dimaksud adalah lembaga pemerintahan, lembaga LSM, penerbit dan toko buku, universitas, atau perpustakaan-perpustakaan lain seperti Perpustakaan Nasional.

e)      Penelitian kinerja staf perpustakaan. Seluruh staf dibagian mana pun, tidak hanya pengelola perpustakaan, sebaiknya diteliti tingkat kinerjanya. Dengan demikian, setelah mereka mengetahui tingkat prestasi masing-masing, mereka dapat diarahkan untuk pengembangan selanjutnya. Staf yang memiliki kemauan untuk maju dan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang baik adalah asset perusahaan yang sangat berharga.

Daftar Pustaka

Sedijoprapto, Endang I. 2001. Perpustakaan khusus : keberadaannya dalam dalam institusi serta dasar-dasar pengelolaannya. Jakarta: CV. Maju Bersama.

Stueart, Robert D. dan Barbara B. Moran. 1987. Library management. 3^rd ed. Littleton, Colorado.

Wendell, Laura. 2001. Perpustakaan untuk kita semua! : cara memulai dan mengelola sebuah perpustakaan dasar. Jakarta: Coca-cola Foundation Indonesia.

Wijayanti, Luki. 2000. Tata kerja perpustakaan. Makalah dipresentasikan pada Pendidikan Suspajarah TNI Angkatan 11 Bidang Dokumentasi dan Perpustakaan, Jakarta, Oktober-November.